Sekiranya anda akan mengirim surat melalui faks, ikuti peraturan tertentu ketika menyusunnya sehingga surat itu dibaca oleh penerima dan tidak dihantar terus ke keranjang sampah.
Arahan
Langkah 1
Tuliskan surat dalam editor teks MS Word atau gunakan templat yang dapat dipilih di MS Publisher (dengan logo syarikat). Sekiranya anda akan menghantar jadual, anda juga boleh menggunakan MS EXEL. Gambar mesti mempunyai lanjutan.jpgG.
Langkah 2
Ukuran surat biasa yang dihantar melalui faks adalah satu halaman A4. Fon - saiz sekurang-kurangnya 10 titik. Oleh itu, jangan menyebarkan pemikiran anda di sepanjang pokok sehingga anda tidak perlu menghantar surat di beberapa halaman. Dan jangan cuba memuatkan semua maklumat yang anda fikirkan perlu pada satu halaman dengan menggunakan saiz fon menghampiri sifar.
Langkah 3
Jelas dan ringkas. Sekiranya penerima anda memerlukan maklumat tambahan, jadual maklumat, gambar, dia tidak akan teragak-agak untuk memberitahu anda mengenai perkara ini melalui nombor telefon atau alamat e-mel yang ditunjukkan dalam surat anda. Tulis sahaja mengenai perkara yang mungkin menarik bagi penerima anda Sekiranya permintaan telah dihantar kepada anda, balas sahaja.
Langkah 4
Jangan memasukkan gambar atau gambar yang terlalu kecil dengan grafik yang kompleks ke dalam teks, sehingga penerima anda tidak mempunyai kesan "kabur" secara harfiah terhadap anda, perkhidmatan anda, dan syarikat anda.
Langkah 5
Beri alamat kepada setiap penerima dengan nama dan patronimik, walaupun anda menghantar surat melalui faks. Pastikan untuk mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk membaca surat ini, dan kemudian meneruskan penyampaian maklumat yang anda ada mengenai barang atau perkhidmatan anda, atau jawapan untuk pertanyaannya.
Langkah 6
Sekiranya anda terlibat dalam surat komersil, cubalah menarik perhatian calon pelanggan dengan harga dan potongan untuk barang atau perkhidmatan anda, dan sorot mereka secara grafik.
Langkah 7
Semasa menyelesaikan surat anda, pastikan untuk menyatakan harapan anda untuk kerjasama lebih lanjut. Nyatakan alamat, nombor telefon / faks dan e-mel organisasi anda (walaupun mereka telah ditunjukkan oleh anda sebelumnya).
